Hausverwaltungen betreuen viele Objekte mit wenigen Menschen. Schadensmeldungen kommen per Telefon, Mail und App, Rechnungen von Dutzenden Handwerkern und Versorgern müssen dem richtigen Objekt zugeordnet werden, und für die Betriebskostenabrechnung gelten gesetzliche Fristen. Agenten übernehmen die Routine; Entscheidungen über Mieter und Eigentümer bleiben beim Menschen.
Beispiele aus typischen Abläufen, keine Kundenreferenzen. Welche Agenten sich für euch rechnen, zeigt die Bewertung eurer eigenen Prozesse.
01
Der Schadensmeldungs-Agent
Objektbetreuung · Technik
Nimmt Schadensmeldungen von Mietern auf, fragt Fotos und Details nach, bewertet die Dringlichkeit nach festen Regeln, beauftragt den Rahmenvertragspartner bis zum Kostenlimit und hält Mieter über den Termin auf dem Laufenden.
Autonomiestufe
L0
L1
L2
L3
L4
Start L3 · Assistierte Agenten → Ziel L4 · Autonomie mit Governance
Standardschäden bis zum Kostenlimit auf L4; Notfälle und Versicherungsschäden auf L3 mit sofortiger Eskalation.
Aufträge nur an Rahmenvertragspartner und bis zum Limit, Notfälle mit Wasser, Gas oder Strom sofort an Menschen, als KI gekennzeichnet.
Mensch in der Schleife
Objektbetreuer übernehmen Notfälle, größere Schäden und Abstimmungen mit Eigentümern.
Messen
Zeit bis zur Beauftragung · Rückrufe von Mietern · Kosten je Schadensfall
02
Der Betriebskosten-Agent
Buchhaltung · Abrechnung
Ordnet Rechnungen von Versorgern und Dienstleistern den Objekten und Kostenarten zu, prüft sie gegen Verträge und Vorjahr, bereitet die Betriebskostenabrechnung vor und erklärt auffällige Abweichungen.
Autonomiestufe
L0
L1
L2
L3
L4
Start L3 · Assistierte Agenten
Zuordnung und Vorbereitung auf L3; die Abrechnung geht erst nach Prüfung hinaus.
Umlage nur nach hinterlegtem Schlüssel, kein Versand ohne Freigabe, jede Position mit Beleg.
Mensch in der Schleife
Die Buchhaltung prüft Abweichungen und gibt die Abrechnung frei; Einwände von Mietern bearbeiten Menschen.
Messen
Abrechnungen in Frist · Korrekturen nach Versand · Einwände je Objekt
03
Der Mieterservice-Agent
Kundenservice · Vermietung
Beantwortet wiederkehrende Fragen von Mietern zu Hausordnung, Abrechnung und Terminen, vereinbart Besichtigungen und Übergaben und sammelt die Unterlagen von Interessenten vollständig für die Vermietung.
Autonomiestufe
L0
L1
L2
L3
L4
Start L3 · Assistierte Agenten → Ziel L4 · Autonomie mit Governance
Auskünfte und Termine auf L4; alles, was ein Mietverhältnis betrifft, auf L3.
Systeme
Hausverwaltungs-ERPMieterportalKalenderE-Mail
Guardrails
Keine Auswahl oder Bewertung von Mietinteressenten, Auskünfte nur aus freigegebenen Quellen, als KI gekennzeichnet.
Mensch in der Schleife
Die Vermietung entscheidet über Mieter; Beschwerden und Konflikte übernehmen Menschen.
Messen
Antwortzeit · Anfragen ohne Weiterleitung · Leerstandstage
Rahmen
Was in dieser Branche mitzudenken ist
Fristen: Für Betriebskostenabrechnungen gelten gesetzliche Fristen, in Österreich nach dem Mietrechtsgesetz, in Deutschland nach dem BGB. Der Agent überwacht sie, die Verantwortung bleibt bei der Verwaltung.
Mieterauswahl: Entscheidungen über Menschen bleiben menschlich. Art. 22 DSGVO und das Gleichbehandlungsrecht setzen enge Grenzen, deshalb bewertet der Agent keine Interessenten (Human-in-the-Loop).
Kundenkontakt: Mieter müssen erkennen können, dass sie mit KI schreiben (Art. 50 AI Act).
Hinweis, keine Rechtsberatung: Ob ein konkreter Einsatz darunter fällt, klärt ihr mit eurer Rechtsberatung. Wir liefern die technische Faktenbasis dafür, vom Agenten-Steckbrief bis zum Audit-Trail.
