Datenschutzerklärung

Letzte Aktualisierung: 25. September 2026

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, DSG, TKG 2021). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website und unserer Dienstleistungen.

1. Verantwortlicher

2. Arten der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Bestandsdaten: Name, Firma, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Nutzungsdaten: Zugriffszeiten, besuchte Seiten, Verweildauer
• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Gerätetyp
• Kommunikationsdaten: Inhalte von Kontaktanfragen, E-Mail-Korrespondenz
• Vertragsdaten: Vertragsgegenstand, Laufzeit, Zahlungsinformationen

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Sie haben Ihre Einwilligung zur Verarbeitung erteilt (z.B. Newsletter-Anmeldung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag): Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Die Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich

4. Hosting und Infrastruktur

4.1 Vercel

Unsere Website wird bei Vercel Inc. gehostet:

Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

4.2 Supabase (Datenbank)

Anfragen aus dem Kontaktformular und dem Reifegrad-Check speichern wir in einer Datenbank bei Supabase:

Zugriffe aus Drittländern im Rahmen von Support und Wartung erfolgen auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.

4.3 Resend (E-Mail-Versand)

Die Benachrichtigung über neue Anfragen und die Antwort-E-Mails versenden wir über Resend:

5. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns per Kontaktformular oder E-Mail kontaktieren, werden folgende Daten verarbeitet:

• Name und Firma
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Inhalt Ihrer Nachricht
• Zeitpunkt der Anfrage

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen)

Empfänger: Die Angaben werden in unserer Datenbank bei Supabase gespeichert (Abschnitt 4.2) und per E-Mail über Resend an uns zugestellt (Abschnitt 4.3). Eine Weitergabe darüber hinaus findet nicht statt.

Reifegrad-Check: Für den Reifegrad-Check gilt dasselbe. Verarbeitet werden Ihre Antworten, das Ergebnis und, sofern Sie es angeben, Ihre E-Mail-Adresse zur Zusendung der Auswertung.

Speicherdauer: Ihre Daten werden nach abschließender Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

6. Newsletter und Lead-Magnets

6.1 Newsletter-Anmeldung

Mit Ihrer Einwilligung können Sie unseren Newsletter abonnieren. Dabei verarbeiten wir:

• E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
• Name (optional)
• Unternehmen (optional)
• Anmeldezeitpunkt und IP-Adresse (für Nachweis der Einwilligung)

Double-Opt-In: Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren. Sie erhalten eine Bestätigungsmail mit einem Aktivierungslink.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. In jedem Newsletter finden Sie einen Abmeldelink.

6.2 Lead-Magnets (Kostenlose Downloads)

Für den Download kostenloser Materialien — etwa des Praxisbuchs „Forward Deployed“ — erheben wir Ihren Namen, Ihre Firma und Ihre Firmen-E-Mail-Adresse. Wir verwenden diese Angaben, um Ihnen den Download-Link zuzusenden und Sie zu diesem Thema zu kontaktieren.

• Verarbeitete Daten: Name, Firma, E-Mail-Adresse sowie Zeitpunkt der Einwilligung
• Zweck: Zusendung des angeforderten Materials und Kontaktaufnahme zu diesem Thema
• Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Speicherung und Versand: Datenbank bei Supabase (Rechenzentrum in der EU), Versand über Resend
• Speicherdauer: bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, längstens 24 Monate nach der letzten Interaktion
• Widerruf: jederzeit formlos an datenschutz@botforce.at; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt

Eine Weitergabe Ihrer Angaben an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

7. Cookies und Tracking

7.1 Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Sie ermöglichen es uns, Ihre Präferenzen zu speichern und die Nutzung unserer Website zu analysieren.

7.2 Verwendete Cookie-Typen

Cookie-Typ	Zweck	Speicherdauer	Rechtsgrundlage
Technisch notwendige Cookies	Grundlegende Funktionen (z.B. Spracheinstellung)	Session / 1 Jahr	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Analyse-Cookies	Nutzungsstatistiken	Bis zu 2 Jahre	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Präferenz-Cookies	Speichern von Einstellungen	1 Jahr	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

7.3 Cookie-Verwaltung

Sie können Cookies in Ihren Browsereinstellungen verwalten oder blockieren. Beachten Sie, dass das Blockieren bestimmter Cookies die Funktionalität unserer Website einschränken kann.

8. Webanalyse

8.1 Google Analytics 4

Wir verwenden Google Analytics 4 zur Analyse der Websitenutzung:

9. Künstliche Intelligenz (KI)

Auf dieser Website kommen keine KI-Dienste zum Einsatz. Weder Ihre Formularangaben noch Ihr Nutzungsverhalten werden an einen KI-Anbieter übermittelt.

KI-Dienste verwenden wir an zwei anderen Stellen:

• In BOTFORCE Discovery, unserer Anwendung unter botforce-discovery.com, für die Analyse von Prozessbeschreibungen und Dokumenten. Es gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung.
• In Kundenprojekten, soweit im jeweiligen Auftrag vereinbart. Dort verarbeiten wir personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage einer Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO mit unserem Kunden.

10. Drittanbieter-Dienste

10.1 Google Fonts

Wir binden Google Fonts lokal ein, um externe Verbindungen zu minimieren. Es werden keine Daten an Google übertragen.

10.2 UiPath

Als UiPath Silver Partner verwenden wir UiPath-Technologien für RPA-Lösungen. Bei der Implementierung von Automatisierungsprojekten gelten gesonderte Datenschutzvereinbarungen.

10.3 Terminvereinbarung

Termine vereinbaren wir per E-Mail. Ein Buchungsdienst eines Drittanbieters ist nicht eingebunden.

11. Datenübermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der EU/des EWR. Die Datenübermittlung erfolgt auf Basis von:

• Angemessenheitsbeschluss: Für Länder mit angemessenem Datenschutzniveau
• EU-US Data Privacy Framework: Für zertifizierte US-Unternehmen
• Standardvertragsklauseln: Gemäß Beschluss der EU-Kommission
• Ausdrückliche Einwilligung: Für KI-Dienste (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO)

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

Datenart	Speicherdauer	Begründung
Kontaktanfragen	6 Monate nach Abschluss	Bearbeitung und Nachfragen
Vertragsdaten	10 Jahre	Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
Newsletter-Daten	Bis zum Widerruf	Einwilligung
Webserver-Logs	7 Tage	Sicherheit und Fehleranalyse
Analytics-Daten	26 Monate	Nutzungsanalyse
Rechnungen	10 Jahre	§ 132 BAO

13. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

13.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, und ggf. Auskunft über diese Daten zu erhalten.

13.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

13.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

13.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.

13.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

13.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

13.7 Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

13.8 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:

14. Datensicherheit

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Penetrationstests
• Zugriffskontrolle und Berechtigungsmanagement
• Regelmäßige Mitarbeiterschulungen zum Datenschutz
• Backups und Disaster-Recovery-Maßnahmen

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienstleistungen anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie gesondert (z.B. per E-Mail oder durch einen Hinweis auf unserer Website).

16. Kontakt für Datenschutzanfragen

Für Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Beschwerden wenden Sie sich bitte an: